Los Términos y Condiciones que se expresan en este contrato constituyen las condiciones de uso y privacidad del servicio de la plataforma Q10 y demás servicios agregados que se prestan a los usuarios en la actualidad y a futuro por la empresa Q10 en su sitio web www.q10.com, tanto en su aplicación web a través del dominio q10.com como en su versión móvil para Android y IOS.
El usuario comprende y acepta libre, pleno y sin reservas todos y cada uno de los términos y condiciones que le asisten en este contrato, por simple causal de uso del servicio Q10 y demás servicios agregados, de los cuales será responsable sobre su cumplimiento. Si el usuario no está de acuerdo en su totalidad sobre lo dispuesto, no podrá hacer uso de los servicios prestados por Q10 .
Si el usuario es representante de alguna organización empresarial, da por entendido que está facultado para actuar en nombre de ella y, en consecuencia, obligarla frente a Q10 a aceptar todas la obligaciones derivadas de este contrato.
El usuario que acepte el presente contrato, debe ser legalmente apto para celebrarlo según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables en su país y, por tanto, da por entendido a Q10 que conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre propio o en representación de alguna organización.
Los términos y condiciones podrán ser modificados total o parcialmente, sin previo aviso o autorización por parte del usuario. Los cambios e implementaciones tendrán vigencia a partir del momento mismo en que sean publicados o insertados en el sitio web de Q10 o desde que sean notificados al usuario por cualquier medio; en todo caso, sea cual fuere el medio de divulgación, operarán con el primer aviso que obtenga.
Las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado en este contrato:
El término "contrato" o "acuerdo" hace referencia a este contrato y a sus Términos y Condiciones.
El término "leyes aplicables" hace referencia a las leyes que se aplican en Colombia para este tipo de contratos.
El término "sitio" o "sitio web" hace referencia al sitio donde se prestan todos los servicios que Q10 ofrece, sin tener en cuenta posibles terceros relacionados con Q10.
El término "servicio" o “servicios” hace referencia a la aplicación que ofrece Q10 en su sitio web y que opera desde el dominio q10.com. También hace referencia al uso de la página web de Q10 y su centro de soporte.
El término "servicios agregados" hace referencia a servicios adicionales a la plataforma Q10, que pueden estar contemplados o no en los planes del servicio y por tanto podrían generar costos adicionales al usuario de acuerdo a sus necesidades, como: Q10 Recaudo Electrónico, Q10 Salón Virtual, Q10 Mailing, Q10 ID (Carnetización), migraciones especializadas de información y desarrollos personalizados.
Los términos "Sistema", "Sistema de información", “Aplicativo”, “Software”, “Plataforma”, “Plataforma Q10”, hacen referencia al software web prestado como servicio por parte de la empresa Q10, incluidos todos sus contenidos.
El término "titular de la cuenta" hace referencia a la persona a nombre de quien está la tarjeta de crédito / débito o el depósito bancario que se usó para registrar la cuenta en Q10.
El término “cuenta” hace referencia a la instancia o espacio creado por el titular de la cuenta para operar el software Q10 de acuerdo a su Plan adquirido.
Los términos “Institución” o “institución de educación” hacen referencia a las entidades para las cuales se presta el servicio.
El término "usuario" hace referencia a la persona que visita y usa el sitio web de Q10 y su aplicación, sea o no "titular de cuenta"
El término "usuario administrador" hace referencia al usuario que tiene la facultad de habilitar y crear nuevos usuarios en la plataforma Q10, delimitándoles sus perfiles de acceso; el titular de la cuenta es un usuario administrador por defecto quien a su vez puede crear nuevos usuarios administradores.
El término "Plan" hace referencia a las condiciones de uso que tiene un usuario según el pago que haya efectuado.
Q10 Soluciones presta un servicio de software que se accede a través de su sitio web www.q10.com y/o del dominio q10.com. Los titulares de las cuentas que accedan a este servicio deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrarla. Q10 da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a Q10 de poseer información falsa sobre cualquier titular.
Para ser un usuario de la plataforma Q10 es necesario que el titular de la cuenta o usuario administrador delegado le asigne y le registre sus credenciales de acceso: usuario y contraseña, para su posterior uso; para ello, cada institución definirá las condiciones específicas que deba cumplir cada usuario a fin de otorgarle los medios de acceso y uso al sistema de información, quedando bajo su autonomía la creación, modificación o eliminación de sus usuarios.
Q10 permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios según el plan que cada titular o usuario de cuenta haya elegido al momento de registrar su cuenta. Q10 no permite, bajo ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta haya decidido habilitar como tales para el uso de la plataforma y estos no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma. De suceder una situación como ésta, Q10 no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de la misma ni frente al usuario ni frente a terceros.
Los derechos de autor sobre la plataforma Q10 y demás servicios agregados, son de titularidad de la empresa Q10 y bajo ninguna interpretación de estos términos y condiciones se entenderán transferidos al usuario.
La empresa Q10 en la actualidad presta el servicio de la plataforma Q10, en cada uno de sus planes, bajo dos modalidades: la primera, gratuita con una expiración de 14 días calendario contados a partir de la creación de la cuenta y la segunda, de pago con las condiciones seleccionadas al momento de contratar la cuenta por parte del titular o usuario, quien adquiere una licencia de uso no exclusiva, mundial y temporal e intransferible para usar el sistema de información.
El servicio de Q10 se inicia desde el momento de registrar una cuenta en su sitio web, una vez el titular de la misma y/o los usuarios hayan aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio consiste en el uso del software Q10 y demás servicios agregados, disponibles en el dominio q10.com, orientados a la gestión de la información académica y administrativa en las instituciones de educación, pudiendo incluir de acuerdo al plan elegido las siguientes funcionalidades: Gestión de clientes potenciales, inscripciones y matrículas, gestión de documentos digitales, gestión de grupos, cursos, horarios, aulas y docentes, gestión de homologaciones, habilitaciones y planes de mejoramiento, evaluación por competencias o evaluación cuantitativa, educación virtual integrada, administración de contenido dinámico, publicación de anuncios, cuestionarios, foros, tareas, gestión de tesorería (recibos, facturación, boletas), ingresos y egresos, gestión de cartera, órdenes de pago, créditos educativos, pagarés, proyección de recaudos, cuadres de caja, paz y salvos (constancias de no adeudo), gestión de egresados, ofertas laborales, informes académicos estadísticos, constancias, certificados y formatos de calidad, gestión de solicitudes, creación, recopilación y administración de encuestas institucionales.
El usuario manifiesta tener pleno conocimiento de los servicios por los que está o no está pagando a la hora de usar alguno de los planes que ofrece Q10, quien no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el usuario a la hora de elegir su plan.
Q10 da por entendido que el titular de la cuenta y los usuarios conocen cualquier cambio que se haga en la configuración de ésta. Q10 no se responsabilizará por la pérdida de información que ocurra por fuerza mayor, caso fortuito o hecho de un tercero tal y como se explica bajo el título “Operación del Sitio”.
Q10 garantiza al usuario el libre acceso a la plataforma para gestionar la información allí disponible, bajo condiciones normales; sin embargo, el usuario acepta que existan circunstancias técnicas por las que ésta información puede llegar a estar inaccesible de manera temporal y por lo tanto exonera a Q10 de cualquier tipo de responsabilidad por este hecho, bajo el entendido de que esto puede obedecer a mantenimientos o actualizaciones del sistema, o a limitaciones inherentes al estado de la tecnología en la actualidad.
En condiciones normales, la plataforma Q10 y sus servicios agregados tienen un “down time” de aproximadamente el 1%, de tal manera que se encuentran disponibles el 99% del tiempo.
Q10 realizará todas las actividades que considere pertinentes para que la plataforma se encuentre disponible para su uso, mas no lo garantiza, toda vez que pueden existir eventos como: daños en las comunicaciones, actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de la aplicación, entre otros, que escapen al control y responsabilidad de Q10. No obstante lo anterior, Q10 garantiza que la aplicación estará disponible en circunstancias normales vía Internet, según lo anunciado, no requiriendo de instalaciones en equipos situados en el domicilio del usuario, siempre y cuando el mismo se encuentre activo para el uso de la aplicación, haga uso de las credenciales correctas de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor lo permitan, no siendo responsabilidad de Q10 el no funcionamiento o el funcionamiento deficiente causado por el servicio de banda ancha contratado por el usuario.
Q10 se encuentra facultado, sin necesidad de autorización por parte del usuario, para realizar las modificaciones o ajustes sobre la estructura técnica de la base de datos y de las aplicaciones que hacen parte del sistema Q10, toda vez que ésta es de propiedad de la empresa Q10, aunque éste último reconoce que la información es de propiedad del usuario. Igualmente, Q10 procurará informar oportunamente aquellos cambios que estime convenientes para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de la información.
Q10 brindará un servicio postventa 100% virtual al usuario administrador, de acuerdo al plan elegido, a través de diferentes canales de atención y herramientas tecnológicas como: manual en línea, chat, asistencia remota, atención telefónica o email, los días no feriados, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m en jornada continua y los sábados de 8:00 a.m. a 12 m., de acuerdo a la zona horaria de referencia UTC-05.
Los niveles de servicio de soporte de la aplicación son los siguientes:
| Prioridad | Baja | Normal | Alta | Urgente |
|---|---|---|---|---|
| Severidad | Impedimento para el trabajo de usuarios individuales y existe una solución aceptable. | Interrupción del trabajo de usuarios individuales y no existe una solución aceptable. | Interrupción de procesos críticos que afectan a usuarios individuales y no existe una solución. | Interrupción de procesos críticos para el negocio que afectan a muchos usuarios y no existe una solución. |
| Urgencia | El cliente no necesita una resolución inmediata | El cliente no necesita una resolución inmediata | El cliente necesita una resolución inmediata | El cliente necesita una resolución inmediata |
| Condiciones | Baja | Normal | Alta | Urgente |
|---|---|---|---|---|
| El 95% debe asignarse en un máximo de | 8 horas | 2 horas | 1 hora | 1 hora |
| Resolverse en un máximo de | 1 semana | 2 días | 24 horas | 8 horas |
La garantía del servicio de uso de la plataforma incluye, además de lo señalado en el presentes contrato, la corrección de las inconsistencias de programación que se llegaren a presentar y la corrección de información impresa o visualizada en pantalla que presente errores o que conlleve a falsas interpretaciones como consecuencia de procesos errados de programación.
El titular de la cuenta o usuario podrá elegir el plan y periodo de pago al momento de realizar el primer pago. Según el periodo elegido: semestral o anual, el próximo cobro se realizará transcurrido el tiempo de dicho periodo contratado contado a partir del primer pago efectuado.
El pago es anticipado y el usuario acepta que se realicen cobros recurrentes según los periodos elegidos. Además se compromete a notificar a Q10 en caso tal de que no quiera que se genere el siguiente cobro, mínimo 2 días hábiles antes de su próxima fecha de cobro.
En caso de que el usuario no notifique a Q10, con anticipación sobre su deseo de no generar el cobro recurrente, este tendrá 5 días hábiles para pedir la devolución del dinero conforme el derecho de retracto previsto en el Estatuto del Consumidor.
Q10 ofrece los medios de pago que se reseñan en su página web. Sin embargo, para acceder a sus servicios a través de algunos de estos sistemas de pago, puede ser necesario registrar por parte del titular de la cuenta alguna información, como por ejemplo un número de cuenta o tarjeta de crédito expedida por parte de una entidad financiera que se encuentre vigente, para poder realizar el cobro por los servicios prestados en la plataforma online disponible en el dominio q10.com o en la aplicación móvil. Si existen retenciones de cualquier tipo estas tendrán que ser asumidas por el usuario.
Q10 es consciente que poseer información de tarjetas de crédito o cuentas bancarias de los usuarios es delicado. Por lo tanto, está comprometido con mantener esta información segura y aislada de usos inadecuados.
Q10 da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta por lo tanto no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de esta ser usada para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta.
Q10, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a la verificación de los datos personales del usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona, además de no tener bases de datos con las cuales confrontar tal información.
No obstante lo anterior, el usuario autoriza a Q10 a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional.
El usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita.
La plataforma Q10 es un aplicativo Web, el cual proporciona un sitio donde se alojan datos que el usuario administra bajo su cuenta y riesgo. Q10 vela por mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones a su juicio necesarias para ello, mas no se responsabiliza por actos mal intencionados de terceros y las consecuencias de ello frente al usuario o frente a terceros.
Q10 pone en conocimiento de sus usuarios, que la información que suministren se albergará en servidores de terceros, específicamente Microsoft Corporation y Amazon de Estados Unidos de América, que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad.
El usuario será el único responsable de la cantidad y la calidad de la información tanto personal como de la gestión institucional ingresada, modificada y/o eliminada en el sistema de información para su adecuado funcionamiento y resultados arrojados, estando obligado a hacer uso sano y legal de la plataforma en los términos en que ha sido contratado el servicio y en virtud de ello, deberá tomar las medidas preventivas usuales en la actividad de la computación, con el fin de evitar que eventualmente se produzcan fallas que le causen cualquier tipo de daño o perjuicio, bien sea a la institución que representa o a terceros. El titular de la cuenta, quien adquiere las credenciales iniciales con todos los privilegios de acceso al sistema Q10, o su usuario administrador delegado deberá ejercer un adecuado control sobre los usuarios a los cuales les autorice acceso delimitándoles claramente sus autorizaciones y responsabilidades. En todo caso, Q10 queda exonerado de cualquier uso indebido de la información por parte de cualquier usuario.
El usuario de la plataforma Q10 manifiesta ser dueño de la información que ingresa en el sistema y bajo ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de Q10, y de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de la plataforma sobre la cual el usuario ingresa la información , sin que respecto de ésta se considera surtida transferencia alguna en razón de éste contrato. Si el usuario da por terminado el contrato, a partir de su finalización, contará con un plazo de 45 días calendario para descargar una copia de seguridad con la última versión de la información estructurada almacenada en la plataforma, en el formato XML, pero en ningún momento Q10 se obliga a entregar la misma en otro formato diferente ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software.
Adicional a lo anterior, Q10 no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el usuario al momento de realizar un trámite o de ingresar la información al software.
De conformidad con lo dispuesto en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, además del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y de la Resolución 76434 de 2012 de la Superintendencia de Industria y Comercio, estará a cargo exclusivo de la institución usuaria del servicio cumplir y hacer cumplir los preceptos legales para el debido tratamiento de la información personal de las personas que usen la plataforma; así, la institución se obliga, en virtud del presente contrato, a obtener, actualizar y almacenar las autorizaciones para el tratamiento de datos de las personas que utilicen y alimenten el aplicativo con sus datos personales. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones dará lugar a la terminación del presente contrato por justa causa sin perjuicio de las acciones legales que pueda iniciar Q10 para el pago de los perjuicios que se llegaren a producir con ocasión o como consecuencia de su incumplimiento. Toda reclamación en materia de tratamiento y acceso a datos personales que realice cualquier persona natural con vínculo directo con la institución, deberá ser presentada y atendida por la institución, y en caso de que requiera asistencia de Q10 deberá notificarlo a este último dentro de las 12 horas siguientes a la recepción de la solicitud. Q10, atendiendo a la naturaleza jurídica del contrato y las responsabilidades que la institución y el usuario tienen de forma exclusiva frente a la administración y disponibilidad de la información contenida en ella, se exonera de responsabilidad total o parcial en cualquier evento donde se presente violación de datos personales, intimidad, información o cualquier otro derecho constitucional o legal relacionado, salvo responsabilidad legalmente comprobada de Q10.
Q10 vela por la seguridad de la contraseña que provea el titular de cuenta y los usuarios a la hora de registrar una cuenta en la plataforma y garantiza que tomará las medidas que se encuentren a su alcance para que esta contraseña no sea vista por terceros, mas no puede arrogarse la responsabilidad de garantizar su confidencialidad. Por otro lado, Q10 no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el usuario directamente.
Q10 se reserva el derecho de terminar el servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal, para aquellos casos en los que se deban realizar pagos sucesivos.
Q10 podrá terminar de manera unilateral la cuenta de un usuario en los siguientes escenarios: (i) En caso de que el usuario utilice los servicios prestados por Q10 para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros, de Q10 o de otros usuarios; (ii) En caso de que Q10 encuentre que el usuario está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de la plataforma de Q10 o que perjudiquen a terceros; (iii) Cuando existan elementos que permitan inferir a Q10 que el usuario no cuenta con la edad mínima para contratar los Servicios, en los términos de las condiciones preliminares de este contrato.
Q10 se reserva el derecho a decidir si el contenido publicado por los usuarios, al igual que el material de texto o fotográfico que sea cargado a la página web de Q10 resulta apropiado y se ajusta a las condiciones. En éste sentido, Q10 podrá impedir la publicación y comercialización de contenido que infrinja derechos de imagen, de habeas data y de privacidad de terceros, así como aquellos que resulten ofensivos, difamatorios o que constituyan infracciones a la ley.
Q10 se reserva el derecho de suspender la prestación de los servicios al usuario y de inhabilitar su acceso al Software, así como a cualquiera de los módulos creados para el usuario si luego de dos intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, o en caso de no recibir el pago del servicio en la forma acordada. Se dará la suspensión del servicio al usuario con aviso anticipado.
En caso de suspensión, la cuenta del usuario no será reactivada hasta que el pago de todas aquellas deudas que en ese momento se encuentren a cargo del usuario se hayan realizado por completo. Si luego de tres intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, el usuario debe realizar el pago del dinero adeudado mediante un enlace de pago el cual deberá solicitar a través de comunicación al correo: soporte@q10.com.
La suspensión de la cuenta del usuario no elimina su obligación de pagar las deudas pendientes, así como tampoco el porcentaje cobrado impide la generación de los gastos de cobranza e indemnización de perjuicios que se pudiesen generar a favor de Q10 por tal incumplimiento.
En caso de falta de pago, o uso indebido de la cuenta, el usuario recibirá a su correo una notificación a partir de la cual tendrá un periodo de gracia de 45 días calendario durante el cual podrá descargar una copia de seguridad con la última versión de la información estructurada almacenada en la plataforma Q10, en el formato XML. Una vez venza dicho periodo, Q10 dejará de ser responsable de la información albergada en la cuenta y esta podrá ser eliminada libremente.
Q10 llevará a cabo las gestiones que a su juicio estime conducentes, tendientes a que la plataforma siempre esté disponible para el usuario, pero no garantiza lo anterior, tanto por los daños en las comunicaciones, por actos de terceros, mantenimiento o reestructuración u otro tipo de actos que se escapen del alcance y responsabilidad directa de Q10. No obstante lo anterior, Q10 garantiza a los usuarios que pagan por el servicio, que el software estará disponible desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a internet, siempre y cuando el usuario recuerde las credenciales de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor, lo permitan.
Ciertos contenidos, productos o servicios disponibles en el sistema Q10 podrían incluir material de terceras partes. Determinados enlaces en este servicio podrían direccionar al usuario a sitios web de terceras partes que no están afiliadas con Q10 quien no se responsabiliza de examinar o evaluar su contenido o exactitud y no garantiza, ni se obliga o responsabiliza por cualquier material, productos o servicios de terceros.
Q10 no se hace responsable de cualquier daño o daños relacionados con la adquisición o utilización de bienes, servicios, recursos, contenidos, o cualquier otra transacción realizadas en conexión con sitios web de terceros. El usuario es el directo responsable en revisar cuidadosamente las políticas y prácticas de terceros y asegurarse de entenderlas antes de participar en cualquier transacción. Quejas, reclamos, inquietudes o preguntas con respecto a productos de terceros deben ser dirigidas a la tercera parte.
El usuario autoriza a Q10 el uso de los logos de las instituciones de educación participantes, en la página web: www.q10.com y portafolio de servicios, sección clientes, con la única intención de presentar la relación comercial vinculante entre las partes.
Funciones publicitarias de Google Analytics implementadas en Q10
Q10 utiliza las audiencias de remarketing de Google Analytics para su uso en Google AdWords y DoubleClick Bid
Manager, esto con el fin de publicar campañas de remarketing dirigidas a sus usuarios. El usuario acepta que
su información sea tratada para efectos de Big Data y por lo tanto permite que Q10 utilice estas herramientas
con fines estadísticos.
Q10, Mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los usuarios que utilizan su aplicación. Con estas herramientas, Q10 podrá recopilar información de cada usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes.
En esta medida, Q10 podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. Q10 usa esta información para fines analíticos. El usuario de Q10 podrá deshabilitar estas herramientas.
Las actividades de seguimiento adelantadas por Q10 también podrán realizarse dentro de la aplicación, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientas podrán ser desactivadas por el usuario ‘para conservar su privacidad. Ver más aquí.
El usuario al crear su cuenta y/o al hacer uso de la aplicación, acepta que Q10 puede suministrar, transferir, compartir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, filiales, vinculadas o subordinadas de Q10 en Colombia o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales por parte de los terceros.
El usuario en cualquier momento puede solicitar a Q10 que detenga de forma indefinida el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo soporte@q10.com o comunicarse a través del chat de atención al cliente.
Al registrar una cuenta con Q10 el titular de la cuenta debe introducir un email y un teléfono de contacto, así como registrar todos aquellos datos que el software le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita al software procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, acepta recibir todos los correos y llamadas con información sobre el uso de la plataforma Q10, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por Q10. No obstante lo anterior, Q10 no podrá utilizar en beneficio suyo o de terceros, la información que haya ingresado el usuario, sin embargo, podrá utilizar la base de datos de las empresas o usuarias con fines publicitarios o comerciales para sí o para terceros, sin que por ello deba participar de ingreso alguno a los usuarios. El usuario podrá solicitar que sus datos dejen de ser compartidos en cualquier momento y por medio de los canales establecidos y/o a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@q10.com
Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de uso de información a que se refiere el título “Política de Privacidad”. La autorización a que se refiere ésta cláusula podrá ser revocada por el usuario en cualquier tiempo escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@q10.com
Adicionalmente los usuarios tendrán habilitada la posibilidad de comunicarse con el equipo de Q10 en caso de que tengan preguntas o dudas por resolver, preguntas generales sobre su cuenta o sobre el software como tal. Para los casos anteriores, deberán escribir a soporte@q10.com. o utilizar la pestaña de soporte disponible en la aplicación.
Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia y para todos los efectos, el domicilio contractual será la ciudad de Medellín que corresponde al domicilio principal de Q10. A menos que se especifique lo contrario en este documento, estas Condiciones constituyen el acuerdo completo entre usted y Q10, y reemplaza cualquier comunicación o propuesta previa con respecto a los Servicios ofertados o provistos, tanto de manera electrónica, oral o escrita, entre el usuario y Q10.
El usuario podrá ejercer su derecho al retracto en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, es decir, podrá solicitar que se reverse la transacción perdiendo el dominio sobre su cuenta y recibiendo la devolución de lo pagado. Para efectos de poder ejercer el derecho de retracto será necesario que el usuario lo ejerza dentro de la oportunidad legal, es decir, durante los cinco (5) días posteriores a la celebración del contrato.
En caso de existir consultas, quejas o reclamos sobre la información contenida en el presente documento de Términos y Condiciones, por favor escribir al correo soporte@q10.com, utilizando como asunto: Comentario Términos y Condiciones.
Última actualización: 08 de julio de 2019.
Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, la empresa Q10 SOLUCIONES S.A.S., sociedad legalmente constituida, identificada con NIT N° 900.299.474-6, domiciliada en el municipio de Medellín, Antioquia, promulga y acoge la presente política para el tratamiento de los datos personales de aquellas personas naturales, en desarrollo de su objeto social, tengan que ser conocidos y tratados por la empresa.
Con la presente política se pretende garantizar los derechos a la privacidad, a la intimidad, el buen nombre y todos aquellos derechos que se ven involucrados en desarrollo del tratamiento de los datos personales, para lograr este objetivo la actuación de la empresa se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, transparencia y otros que se enunciarán más adelante.
Todas las personas que en desarrollo de cualquier actividad comercial o de otra índole llegaren a suministrar a Q10 SOLUCIONES S.A.S cualquier tipo de información o dato podrán conocerla, rectificarla o actualizarla en los términos de la presente política.
Q10 SOLUCIONES S.A.S, sociedad comercial del tipo de sociedad por acciones simplificada, constituida por documento privado del 10 de junio de 2009 en la ciudad de Medellín, Antioquia, debidamente registrado en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, identificada con NIT No. 900.299.474-6.
DIRECCIÓN: Cra. 75 N°45F – 23, de la ciudad de Medellín, Antioquia.
CORREO ELECTRÓNICO: datospersonales@q10.com
TELÉFONO: (0574) 4441035 - 3137181411
PÁGINA WEB: www.q10.com
Constitución Política de Colombia, Artículo 15 y demás concordantes.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
Decreto 1074 de 2015
Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todas las personas naturales que tengan o hayan tenido alguna relación con Q10 SOLUCIONES S.A.S., y que sus datos personales se encuentren registrados en sus bases de datos.
Para el desarrollo de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones1
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible: : Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la empresa dará aplicación a los siguientes principios2
Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: : El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Los menores de edad son Titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
Q10 SOLUCIONES manifiesta que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. La Empresa hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social respetando en todo caso la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales.
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
El tratamiento de los datos personales de empleados, exempleados, aspirantes, contratistas, clientes, proveedores o de cualquier persona con la cual la empresa tuviera establecida una relación, se realizará bajo las normas aplicables a la materia, los datos serán recolectados y tratados en específico para los siguientes fines:
Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores trabajadores y aspirantes, incluido el pago de obligaciones contractuales.
Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
Evaluar la calidad del servicio.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Q10 SOLUCIONES y/o por terceras personas.
Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.
Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de Q10 SOLUCIONES: Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de Q10 SOLUCIONES ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
Las bases de datos en las que la empresa Q10 SOLUCIONES S.A.S. actúa como responsable y encargada del tratamiento:
En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos Q10 SOLUCIONES actúa tanto en calidad de Responsable, toda vez que son quienes recaudan la información y toman las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de Encargada, en la medida que es quien realiza el Tratamiento de datos.
A continuación se mencionan las 3 bases de datos sobre las cuales Q10 SOLUCIONES realiza el tratamiento de información personal:
1. Base de datos de CLIENTES:
Descripción: Esta base de datos corresponde a la información de los clientes y clientes potenciales de Q10 SOLUCIONES, es decir, a aquellas personas naturales que acceden y/o están interesados en acceder a los diferentes servicios de Q10 SOLUCIONES.
Contenido: Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombres, apellidos, número de identificación, ciudad y país de residencia, dirección de correspondencia, correo electrónico, teléfono, celular, cargo, información bancaria como: número de cuenta, tipo, entidad bancaria, numero de la tarjeta de crédito.
Forma en que se recopilan los datos: La información se obtiene de forma directa mediante chat de ventas, formulario de contáctenos, documentos contractuales y/o mediante inscripción de formulario a través de la página web donde finalmente se configura la cuenta, en todos los casos queda consignado en servidores especializados de Microsoft Azure que cuenta con toda la infraestructura para garantizar la seguridad de la información. En la recolección de la información en los diferentes formularios el cliente expresa la autorización de recolección de sus datos personales por parte de Q10 SOLUCIONES de acuerdo a los fines establecidos en la presente política publicada en la página web www.q10.com
Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a Q10 SOLUCIONES cumplir con su objeto de prestación de servicios para la gestión de información desde una plataforma en la nube. De manera que esta base de datos tiene las siguientes finalidades: Para contacto con el cliente en: Soporte técnico y servicio al cliente, para facturación: Soporte de facturación, gestión de cobros, cobro y recaudo, y para mercadeo y publicidad: Envío de boletines informativos, promociones, encuestas e información sobre nuevas funcionalidades.
Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, almacenamiento, uso, y de circulación.
Circulación interna: La información ingresada al sistema para el uso de los servicios prestados por Q10 SOLUCIONES, pasa al área comercial en relación a los clientes potenciales y a las áreas: administrativa, servicio al cliente y soporte en relación a clientes.
Circulación externa: La información contenida en esta base de datos se guarda en un servidor de Microsoft Azure y solo pueden acceder a ella ciertas personas de Q10 SOLUCIONES autorizadas en las áreas correspondientes mediante usuarios, contraseñas y/o tokens de seguridad de carácter personal.
Vigencia: La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dura la relación comercial con el cliente más un periodo adicional de 10 años. Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de interés histórico de estos datos, se prolongará el plazo de almacenamiento hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección.
2. Bases de datos de empleados, ex empleados y aspirantes:
Descripción: Esta base de datos contiene la información que se recolecta sobre los aspirantes a algún cargo vacante dentro de Q10 SOLUCIONES a través de las hojas de vida, los empleados de la misma vinculados a través de contratos de trabajo y los estudiantes de práctica y las personas que dejaron de ser empleados de Q10 SOLUCIONES. Esta base de datos es manejada por el área Administrativa y Gerencial de Q10 SOLUCIONES.
Contenido: La información personal especificada en esta Base de Datos contiene los siguientes datos personales: Nombre, número de identificación, copia del documento de identificación, lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, ciudad de domicilio, dirección de residencia, estrato, teléfono, email, salario, exámenes médicos de ingreso, tipo sanguíneo, fondo de pensiones, EPS, ARL, fondo de cesantías, datos familiares incluidos niños, niñas y adolescentes en primer grado de consanguinidad, registros fotográficos, ocupación, cargo, información académica, experiencia laboral, referencias laborales y personales, número de cuenta bancaria, entidad bancaria, fecha de retiro, datos de contacto en caso de emergencia, nombre y parentesco. Q10 SOLUCIONES recopila ciertos datos sensibles: Datos de menores, tipo sanguíneo y registros fotográficos.
Forma en que se recopilan los datos: El área Administrativa recoge la información por medio de las hojas de vida suministradas por el aspirante, en entrevistas de ingreso en presencia del aspirante y en los contratos laborales suscritos entre el empleado y Q10 SOLUCIONES.
Finalidad: Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que están, la atención de solicitudes, la generación de certificados y constancias, la afiliación a las entidades del Sistema de Seguridad Social, Salud Ocupacional, la realización de actividades de Bienestar Laboral, el levantamiento de registros contables, los reportes a autoridades de control y vigilancia, contacto con el empleado, causar impuestos, comunicación en caso de ausencia, entre otros fines administrativos y de contacto. Los datos sensibles son utilizados para la información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad Social.
Tratamiento: El tratamiento que recibe esta base de datos por parte de Q10 SOLUCIONES en su condición de responsable y encargada incluye la recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación. La circulación puede ser interna o externa y se efectúa de la siguiente forma:
Circulación Interna: Para pago de nómina y otros servicios, para levantamiento de registros contables y para seguimiento a empleados, en cuanto a su labor y temas de salud ocupacional.
Circulación Externa: Según requerimiento de las siguientes entidades: Para
la UGPP por Gestión Pensional y Parafiscales, para la DIAN, para el SENA
y para el ICBF. Los datos también son utilizados para enviar reportes a las
entidades administrativas que lo soliciten, con base en las normas del
Sistema de Seguridad Social y complementarias.
La información contenida en esta base de datos se guarda en un archivo
físico con acceso restringido exclusivamente al personal autorizado y
también se guarda en archivos digitales, y para acceder a ellos se requieren
contraseñas las cuales solo son de conocimiento de las respectivas áreas
y personas que tienen acceso a la información; de igual forma se establecen
políticas de confidencialidad.
Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y Q10 SOLUCIONES, por 90 años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Así mismo Q10 SOLUCIONES conserva la información en un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas a la misma, así como de los aspirantes a los cargos que han estado vacantes.
3. Base de Datos de Proveedores
Descripción: Esta base de datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las personas naturales proveedores que prestan servicios y venden productos a Q10 SOLUCIONES.
Contenido: Esta base de datos contiene la siguiente información: Nombre, número de identificación, dirección, teléfono, correo, número de cuenta bancaria, titular de cuenta, RUT y en caso de tenerlo, sitio web.
Forma en que se recopilan los datos: La información se obtiene a través de la documentación suministrada por el proveedor con el fin de realizar el pago posterior a la facturación. Es importante resaltar que los proveedores han autorizado la recopilación de sus datos mediante diligenciamiento y aceptación de formulario.
Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear al proveedor en archivo digital de Q10 SOLUCIONES, cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los productos vendidos o servicios prestados, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaría de Hacienda municipal y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana y contactarlos para contratar de nuevo.
Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación. La información contenida en esta base de datos se guarda en un archivo digital de la compañía, por parte del área Administrativa. La autorización consta en un formulario electrónico, el cual es diligenciado y aceptado por los proveedores. Sobre las medidas de seguridad, al archivo digital solo se puede acceder por personas autorizadas quienes requieren contraseña para el respectivo acceso.
Vigencia: Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la relación comercial con el proveedor más un periodo de 10 años.
Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, Q10 SOLUCIONES ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya información reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.
Para el tratamiento de los datos sensibles Q10 SOLUCIONES ha cumplido con las siguientes obligaciones:
Informó al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar su tratamiento.
Informó al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Q10 SOLUCIONES no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, Q10 SOLUCIONES inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las base de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014).
La Empresa indicará en el Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria, ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014).
La Empresa deberá actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.
Q10 SOLUCIONES requiere del consentimiento previo y expreso del titular de los datos personales para el tratamiento de estos, exceptuando los casos expresamente autorizados por la ley:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
La autorización deberá de ser otorgada por el titular, por un apoderado o representante de este debidamente acreditado, o por sus causahabientes, debidamente acreditados.
Q10 SOLUCIONES obtendrá la autorización necesaria a través de diversos medios que pueden ser físicos, electrónicos, mensajes de datos, internet, sitio web, medios que permitan la obtención de una autorización inequívoca y plena realizada por el titular. La autorización siempre será solicitada de manera previa al tratamiento.
Q10 SOLUCIONES garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.
Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, la Empresa garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, la Empresa garantiza:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.
Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las consultas que se efectúen respecto a datos personales podrán ser remitidas a través de los siguientes medios:
De forma física, a la dirección Carrera 75 No. 45F - 23 de la ciudad de Medellín, Antioquia.
Vía telefónica a la línea (0574) 4441035 o al celular 3137181411
A través de la página web www.q10.com, enlace de contacto.
A través del correo electrónico: datospersonales@q10.com
PROCEDIMIENTO: Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las base de datos de Q10 SOLUCIONES - Q10 SOLUCIONES como Responsable y/o Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular. - El titular acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.. - La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por Q10 SOLUCIONES y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el presente Manual. - La consulta será atendida por Q10 SOLUCIONES en el término anteriormente señalado.
PROCEDIMIENTO: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, de acuerdo a los siguientes lineamientos: - El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a Q10 SOLUCIONES, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. - Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos. - El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por Q10 SOLUCIONES, y se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada en el presente Manual.
Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Q10 SOLUCIONES tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Para el efecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
La Empresa tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros.
La Empresa podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados a través de los diferentes canales de consultas mencionados arriba.
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Q10 SOLUCIONES la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Empresa.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:
El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello se ponen a disposición los canales de consulta arriba anunciados, la revocación del consentimiento puede darse:
Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que Q10 SOLUCIONES debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, la Empresa deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
Q10 SOLUCIONES ha designado al área de Administrativa como responsable del cumplimiento de esta política y estará atenta para resolver peticiones, consultas, y reclamos y para realizar cualquier actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización de manejo de datos personales, a través de los canales dispuestos para tal efecto.
El área encargada será el área Administrativa:
Nombre: Arles Ramírez
Teléfono: +574 4441035
Dirección: Carrera 75 No. 45F - 23
E mail: aramirez@q10.com
En los contratos laborales, Q10 SOLUCIONES incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También podrá incluir la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales Q10 SOLUCIONES tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, la Empresa le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por Q10 SOLUCIONES y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos.
Q10 SOLUCIONES podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares. Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares Q10 SOLUCIONES tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con Q10 SOLUCIONES y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Q10 SOLUCIONES . En conformidad con la Ley 1581 de 2012, informamos que los datos suministrados por los usuarios serán registrados en nuestros servidores que se encuentran alojados por fuera del territorio colombiano.
Q10 SOLUCIONES establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
Q10 SOLUCIONES garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
Q10 SOLUCIONES tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
Se realizarán auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de la Empresa reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
Para garantizar la protección de la información personal, la Empresa adoptará, en sus portales transaccionales, todos los mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información. Para esto podrá adoptar mecanismos de seguridad tecnológicos como es el caso de software de seguridad, firewall, antivirus, back-up diario con réplica de este en distintos sitios, sistema operativo actualizado constantemente, copia de seguridad diaria en distintos servidores, Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS), como las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos de la entidad.
La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.q10.com
Fecha última modificación: 24 de septiembre de 2019
Versiones:
Actual (24 de septiembre de 2019)
30 de enero de 2017
